こんにちは、のすけです。
突然ですが、パソコン作業に時間がかかりすぎて困っていませんか? 業務量が増えて、もっと効率的に仕事をしなければと焦っていませんか?
実は私も、14年前は同じ悩みを抱えていました。でも今では、ショートカットキーを活用することで作業効率が劇的に向上し、時間に余裕が生まれるようになりました。
この記事はこんな方におすすめです
- パソコン作業に時間がかかりすぎて困っている方
- 業務量が増えて効率化を迫られている方
- ショートカットキーを覚えたいけど、何から始めればいいかわからない方
- キー配置を覚えるのが大変そうで、学習を先延ばしにしている方
- 仕事の時間を短縮して、プライベートの時間を増やしたい方
この記事では、私のすけが14年間のパソコン業務経験をもとに、ショートカットキー習得の実体験と、無理なく効率化を実現する具体的な方法をお伝えします。
【過去の私】マウスだけで作業していた初心者時代
14年前、私は児童福祉関係の仕事に就き、そこで初めて本格的にパソコンを使い始めました。
それまでパソコンをほとんど触ったことがなかった私は、すべての操作をマウスで行っていました。文字をコピーするときも、右クリックでメニューを開いて「コピー」をクリック。貼り付けるときも、また右クリックして「貼り付け」を選択。
今思えば、なんと非効率的だったことか…。
当時の私は、ショートカットキーという便利な機能が存在することすら知りませんでした。周りの先輩たちがキーボードだけでサクサク作業している姿を見ても、「すごいな」と思うだけで、自分がそうなろうとは考えていませんでした。
【転機】先輩からのアドバイスと私の言い訳
そんな私に変化のきっかけが訪れたのは、仕事を始めて数年が経った頃でした。
ある日、いつものようにマウスで作業していると、先輩が横を通りかかりました。
「のすけさん、ショートカットキーを使わないのは非効率だよ。覚えると作業が本当に楽になるから、使ってみたら?」
そう優しくアドバイスしてくれたのです。
でも、正直なところ、私はこう思いました。
「今でも一応仕事はできているし…」 「キーの場所を覚えるのも大変だろうな…」 「今さら新しいことを覚えるのも面倒だな…」
そう、典型的な「変化を避ける思考」に陥っていたのです。
結局、その時の私はすぐには行動に移しませんでした。当時使っていたショートカットキーは、せいぜい以下の3つだけでした。
- Ctrl + C:コピー
- Ctrl + V:貼り付け
- Ctrl + X:切り取り
これらも、先輩が教えてくれたから使い始めただけで、自分から積極的に学ぼうとはしていませんでした。
【決意】業務拡大がもたらした変化のきっかけ
それから数年が経ち、私の仕事環境は大きく変わりました。
少しずつ責任の範囲が広がり、担当する業務の幅も増えていきました。新人の頃は言われたことをこなすだけでよかったのですが、中堅になると自分で考えて動かなければならない場面が増えてきたのです。
すると、時間が圧倒的に足りなくなりました。
毎日残業が続き、持ち帰りの仕事も増え、プライベートの時間がどんどん削られていきます。このままではいけない。何とか効率化しなければ…。
そう切実に感じた私は、ついに決意しました。
「ショートカットキーを本格的に使おう!」
あの時先輩が教えてくれた言葉を、ようやく実行に移す時が来たのです。
【実践】私が行った具体的な習得方法
決意したものの、何から始めればいいのかわかりませんでした。そこで私は、以下のような方法でショートカットキーを習得していきました。
ステップ1:自分の作業を振り返る
まず、自分が日常的に行っている作業を紙に書き出してみました。
- 資料作成でWordを使う頻度が高い
- データ管理でExcelを毎日使う
- 文字の装飾(太字、下線)をよく使う
- 文書内の検索をよく行う
- ファイルの保存を1日に何度もする
このように、具体的にどんな作業を繰り返しているのかを明確にしたのです。
ステップ2:該当するショートカットキーを調べる
次に、それぞれの作業に対応するショートカットキーがないか、インターネットで検索しました。
「Word ショートカット 太字」 「Excel ショートカット 保存」
といった具合に、具体的な操作名で検索すると、たくさんの情報が見つかりました。
ステップ3:自分なりの覚え方を作る
ここが重要なポイントです。ただキーの組み合わせを丸暗記しようとしても、なかなか頭に入りません。
そこで私は、自分なりの語呂合わせや覚え方を作りました。
例えば:
- Ctrl + S:「Save(保存)のS」と覚える
- Ctrl + F:「Find(見つける)のF」と覚える
- Ctrl + B:「Bold(太字)のB」と覚える
英語の意味と結びつけることで、格段に覚えやすくなりました。
ステップ4:少しずつ増やしていく
一度にたくさん覚えようとせず、1週間に2〜3個ずつ新しいショートカットキーを追加していきました。
まずは一つのショートカットキーを完全に体に馴染ませてから、次のショートカットキーに挑戦する。この繰り返しです。
焦らずゆっくり進めることが、確実に習得するコツだと感じました。
【苦労と成長】習得過程で感じたリアルな体験
正直に言います。最初はとても大変でした。
最初の一週間:混乱の日々
新しいショートカットキーを使おうとするたびに、「あれ、どこのキーだっけ?」と手が止まってしまいます。
キーボードを見下ろして、「えーと、Sはどこだ…」と探す時間が発生し、かえって作業が遅くなることもありました。
正直、「やっぱりマウスの方が楽だな」と諦めそうになったこともあります。
二週間目:少しずつ体が覚え始める
しかし、我慢して続けていると、少しずつ変化が現れました。
毎日使っているうちに、指が自然とキーの位置を覚え始めたのです。最初は意識的に「Ctrl + S」と思いながら押していたのが、気づけば無意識に押せるようになっていました。
この「体が覚える」という感覚を味わった時、「これは続ければ絶対に身につく」という確信を持てました。
一ヶ月後:マウスには戻れない体に
そして一ヶ月が経った頃には、ショートカットキーを使うのが完全に習慣になっていました。
驚いたのは、逆にマウスで操作するのが面倒に感じるようになったことです。
「保存するのにわざわざマウスを動かして『ファイル』をクリックして『上書き保存』を選ぶなんて、時間の無駄だな」
そう感じるようになったのです。習得前の自分からは想像もできなかった変化でした。
【効果実感】作業効率が劇的に向上した実例
ショートカットキーを習得してから、私の仕事は大きく変わりました。
時間短縮の実感
例えば、以前は1時間かかっていた資料作成が、45分程度で終わるようになりました。たった15分の違いかもしれませんが、1日に3つの資料を作れば45分の節約。1週間で3時間以上の時間が生まれる計算です。
ストレスの軽減
マウスとキーボードを行ったり来たりする動作がなくなったことで、作業中のストレスも大幅に減りました。
集中力が途切れにくくなり、ミスも減少。仕事の質も向上したと感じています。
残業時間の削減
最も大きな変化は、残業時間が減ったことです。
以前は毎日1〜2時間の残業が当たり前でしたが、今では定時で帰れる日が増えました。プライベートの時間が増え、心にも余裕が生まれました。
【アドバイス】ショートカットキー習得のポイント
私の経験から、ショートカットキーを習得するためのポイントをまとめます。
1. すべてを覚える必要はない
今でも、私はすべてのショートカットキーを使いこなせているわけではありません。
重要なのは、自分がよく使う操作に絞って覚えることです。使わないショートカットキーを無理に覚える必要はありません。
2. まずは基本の3つから
まだショートカットキーをほとんど使っていない方は、以下の3つから始めましょう。
- Ctrl + C:コピー
- Ctrl + V:貼り付け
- Ctrl + X:切り取り
この3つだけでも、作業効率は確実に上がります。
3. 自分の業務を具体的に振り返る
WordやExcelで自分がよく行う作業を思い出してください。
その作業に対応するショートカットキーを調べて、一つずつ増やしていきましょう。自分の実際の業務に即したショートカットキーから覚えることが、習得の近道です。
4. 最初の一週間は我慢の時期
最初の一週間は、正直言って面倒です。慣れない操作に戸惑い、「やっぱりマウスの方が楽だな」と思うかもしれません。
でも、そこを乗り越えれば確実に身につきます。一週間だけ我慢してください。
5. 紙に書いて貼っておく
最初のうちは、よく使うショートカットキーを紙に書いて、パソコンの横に貼っておくのもおすすめです。
忘れた時にすぐ確認できるので、覚えるスピードが上がります。
【実践編】私がよく使うショートカットキー一覧
ここでは、私が実際に日常業務でよく使っているショートカットキーをご紹介します。
Windows共通(基本操作)
- Ctrl + S:上書き保存(最も使用頻度が高い!)
- Ctrl + Z:元に戻す(ミスした時の救世主)
- Ctrl + Y:やり直し(戻しすぎた時に便利)
- Ctrl + F:検索(文書内から特定の言葉を探す)
- Ctrl + A:すべて選択(文書全体を操作する時に)
- Alt + Tab:ウィンドウの切り替え(複数のアプリを行き来する時に)
- Windows + D:デスクトップを表示(急いでデスクトップに戻りたい時に)
Word・Excel(文書作成)
- Ctrl + B:太字(強調したい文字に)
- Ctrl + U:下線(重要な部分に)
- Ctrl + I:斜体(英文などで使用)
- Ctrl + Home:文書の先頭へ移動
- Ctrl + End:文書の末尾へ移動
- Shift + 矢印キー:範囲選択(正確に選びたい時に)
- Ctrl + Shift + 矢印キー:単語単位で範囲選択
Excel(表計算特有)
- Ctrl + D:上のセルをコピー(データ入力の時短に)
- Ctrl + ;:今日の日付を入力
- Ctrl + PageUp/PageDown:シートの移動
- F2:セルの編集モードに入る
これらすべてを一度に覚える必要はありません。自分がよく使う操作から、一つずつ習得していってください。
【後悔と希望】もっと早く始めていればよかった
今、私が一つだけ後悔していることがあります。
それは、「14年前、先輩がアドバイスしてくれた時にすぐに始めていればよかった」ということです。
あの時、「面倒だな」「今のままでいいや」と先延ばしにしなければ、その後の何年間もの時間をもっと有効に使えたはずです。
もしあなたが今、「ショートカットキーを覚えた方がいいのはわかっているけど、面倒だな」と感じているなら、過去の私と同じです。
でも、今日この記事を読んだことが、あなたにとっての転機になるかもしれません。
【まとめ】一歩踏み出せば、あなたの仕事は変わる
ショートカットキーの習得は、最初は少し面倒に感じるかもしれません。
しかし、一度覚えてしまえば、あなたの仕事の効率は劇的に向上します。
この記事の要点:
- すべてを覚える必要はありません
- 自分がよく使う操作から始めましょう
- 最初の一週間を乗り越えれば、必ず身につきます
- 一度習得すれば、マウス操作には戻れなくなります
- 時間の節約だけでなく、ストレス軽減にもつながります
私は14年前にもっと早く始めていればと後悔していますが、「今が一番早い時」でもあります。
あなたも今日から、一つずつショートカットキーを取り入れてみませんか?
作業効率が上がれば、仕事にも余裕が生まれます。そして、あなたのプライベートの時間も増えるはずです。
ぜひ、この記事をきっかけに、ショートカットキー習得の第一歩を踏み出してください。
一緒に効率的な仕事環境を作っていきましょう!
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
この記事があなたの仕事効率化の役に立てば嬉しいです。
質問や感想があれば、ぜひコメント欄で教えてください。
それでは、のすけでした!
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